Büro-Knigge: Das müssen Sie zur Etikette am Arbeitsplatz wissen

Wir gehen alle davon aus, dass wir uns gut benehmen können. Allerdings unterscheidet sich der „Alltags-Knigge“ noch einmal deutlich vom „Büro-Knigge“. Dazu kann es im Beruf immer wieder zu (oft gar nicht beabsichtigten) Aufdringlichkeiten durch Kollegen kommen. Stellt sich die Frage: Wie darf man der eigenen Befindlichkeit Ausdruck verleihen und ab wann werden wirklich sogenannten „Büro-Benimm-Regeln“ überschritten?

Sind Sie den ständigen Schweißgeruch Ihres Kollegen satt oder Sie nervt die Unpünktlichkeit Ihrer Kollegin bei Meetings und Sie möchten nun auf höfliche und respektvolle Art darauf hinweisen? Damit ihr Arbeitsplatz nicht zum Krisengebiet mit den Kollegen und Vorgesetzten wird, geben wir im folgenden Text hilfreiche Ratschläge, wie Sie in solch schwierigen Situationen den richtigen Ton treffen und die Streitigkeiten gut lösen können.

Montagmorgen im Büro: Alle sitzen im Meetingraum und warten wie immer auf dieselbe Person. Die obligatorischen fünf Minuten Zuspätkommen sind zum wiederholten Male um ganze 25 Minuten verlängert worden. Nicht nur Sie, sondern auch die Kollegen sind genervt! Verständlich, da man nun die eigene Tagesplanung über den Haufen werfen muss. Doch bevor die Situation in einem Kritik-Gespräch eskaliert, empfehlen wir Ihnen, sich genauer anzusehen, mit welchem „Unpünktlichkeitstyp“ Sie es eigentlich genau zu tun haben. Da gibt es nämlich Unterschiede – sowohl in der Symptomatik als auch im (optimalen) Umgang.

Unpünktlichkeitstyp „Der Rebell“ 

Es gibt Menschen, die sich durch den Druck eines (äußeren) Termins einem „inneren Autonomiekonflikt“ ausgesetzt fühlen. Das bedeutet, dass diese Menschen durch ihr notorisches Zuspätkommen eine gewisse Renitenz an den Tag legen, um zu beweisen, dass sie ein freier Mensch sind. Allerdings geschieht das meist völlig unbewusst und nicht mit der Absicht, den eigenen Mitmenschen zu schaden. 

Unser Tipp: Beteiligen Sie diese Menschen einfach an der Terminfindung! Ernennen Sie den betreffenden Kollegen einfach zum „Head-of-Meeting“, damit er bestimmen darf, wann die Besprechung stattfinden soll (natürlich im Einklang mit allen anderen). Ist das so nicht möglich, nehmen Sie sich doch zwei Minuten vorher selbst Zeit und holen denjenigen ab. Vermitteln Sie ein Gefühl, als würden Sie gemeinsam auf einen Kaffee gehen und nebenher würden ein paar Dinge besprochen werden. Dann ist das „Müssen-Feeling“ ganz schnell vergessen.

Unpünktlichkeitstyp „Der Eitle“

Hierbei kann man nicht um den heißen Brei herumreden – es gibt Menschen, die brauchen einen Auftritt. Sie fühlen sich herabgesetzt, wenn sie keine Bühne haben. 

Unser Tipp im Umgang: Geben Sie diesem Menschen eine besondere Aufgabe, die direkt zu Beginn des Meetings abgearbeitet werden muss. Zum Beispiel könnte derjenige die Meeting-Agenda verlesen. So darf der eitle Kollege kurz im Scheinwerferlicht stehen und stört nicht durch sein zur Schau gestelltes Zuspätkommen.

Unpünktlichkeitstyp “Der Ängstliche“

Sie kennen diesen Typ Mensch bestimmt: Bloß keine Fehler machen oder irgendwie unangenehm auffallen. Das sind diejenigen, denen die Scham über das Zuspätkommen geradezu ins Gesicht geschrieben steht – nämlich auf hochrote Weise!

Hier hilft kein Schimpfen, sondern ausschließlich eine sichere Gesprächsatmosphäre, um in Ruhe das Problem zu besprechen. Möglicherweise ist derjenige mit der Zahl seiner Aufgaben überfordert und traut sich nichts zu sagen! Oder sein Perfektionismus nimmt Überhand und lässt den oder die Kollegin einfach nicht zu Potte kommen.

Hier ist absolute Vorsicht geboten, denn man kann schnell übers Ziel hinausschießen und jemanden beleidigen oder gar nachhaltig emotional verletzten. 

Unser Tipp: Sparen Sie sich nonverbale Gesten wie Raumparfüms oder sofort das Fenster aufzureißen, wenn die Person den Raum betritt. Das kann nämlich in der Wahrnehmung des Betroffenen schnell wie mangelnder Respekt wirken und grenzt damit dann schon fast an Mobbing. So möchten Sie zudem im Zweifelsfall auch nicht behandelt werden, oder? 

Also: Wie gelingt nun die Konfliktlösung bei Problemen mit einer Geruchs-Belästigung? Auch bei diesem Thema gibt es verschiedene Dinge, die man in einem vier-Augen-Gespräch berücksichtigen sollte: 

• Sich in die Lebenslage des anderen versetzen: Sind die Betroffenen vielleicht Elternteile, die in der Früh ihre Kinder in den Kindergarten oder die Schule bringen müssen, deshalb in Zeitnot geraten und sich dann abhetzen, um pünktlich im Büro zu erscheinen? Falls Sie bereits ältere Kinder haben, empfinden Sie doch einfach mal nach, wie das bei Ihnen so war. Erinnern Sie sich an den Stress? Da kann man schonmal wortwörtlich ins Schwitzen kommen, oder?
• Gesundheitliche Lage berücksichtigen: Nicht jeder Geruch hat mit unhygienischem Verhalten zu tun. Vielleicht hat derjenige ein körperliches Leiden, wie zum Beispiel eine Hyperhidrose. Besonders in so einer Lage müssen die Fakten unbedingt extrem einfühlsam, neutral und sachlich besprochen werden.
• Den Charakter des Menschen einbeziehen: Manche Menschen sind besonders sensibel oder sogar ängstlich. Da kann es psychisch bedingt zu einem übermäßigen Schwitzen kommen. Stellen Sie sich mal vor, Sie konfrontieren diesen zurückhaltenden Menschen direkt: Damit schaden Sie dem Selbstvertrauen des Kollegen immens und verbessern die Situation überhaupt nicht. Bevor Sie also so ein Gespräch suchen, beobachten Sie denjenigen ganz genau und wägen Sie ab, was die Ursache sein mag.

Gut zu wissen: Suchen Sie immer ein 4-Augen-Gespräch! Am besten führen Sie dieses abends kurz vor Büroschluss. Denn so muss der Kollege nicht den restlichen Tag mit einem schlechten Gefühl fristen.

Sie selbst empfinden sich als arbeitsamen und verantwortungsbewussten Arbeitnehmer, der immer pünktlich und zur allgemeinen Zufriedenheit arbeitet? Gleichzeitig haben Sie aber das Gefühl, dass es ein paar „faule Socken“ im Büro gibt, die gerne mal den Weg des geringsten Widerstandes wählen. Wie geht man mit den so genannten „Low-Performern“ um, welche Reaktion zeigt man?

• Ok, hier wiederholen wir uns ein bisschen: Aber suchen Sie auch hier das 4-Augen-Gespräch. Es muss nicht unbedingt so sein, dass der Kollege faul ist. Vielleicht ist er mit dem Arbeitspensum überfordert und traut sich schlicht nicht, andere Kollegen um Hilfe zu bitten.
• Hat das nicht geholfen, ist die nächste Instanz die Management-Ebene. Richtig: Petzer mag zwar niemand, aber sollten Sie wirklich darunter leiden und womöglich die angefallene Arbeit zusätzlich auffangen müssen, hört der Freundschaftsdienst auf.

Morgens halb zehn in Deutschland – und jetzt erstmal ein „Frühstückchen“. Kein Mensch hat etwas dagegen! Auch im Büro ist es völlig in Ordnung, wenn Sie etwas essen. Uns ist auch völlig klar, dass Sie wissen, dass geruchsintensive, stinkende Speisen am Arbeitsplatz ein No-Go sind. Aber es gibt tatsächlich noch ein paar mehr Dinge zu beachten, wenn man im Büro etwas essen möchte:

• Stellen Sie sicher, dass Sie während der Essens-Pause keinen Telefontermin haben oder leiten Sie Ihr Telefon um. Sowohl für Sie als auch für denjenigen am anderen Ende der Leitung ist es unangenehm, wenn Sie den Mund voll haben.
• Achten Sie bitte auf das „Büro-Equipment“ – auch wenn es nur eine schnelle Käsestulle zwischendrin sein sollte. Denn die Krümel auf oder in der Tastatur können langfristig Schäden verursachen. Und eklig sind sie auch.
• Auch Flecken auf den Unterlagen sind unnötig, wirken unprofessionell und können verhindert werden, indem Sie ihren Platz freiräumen, bevor Sie etwas essen.

Wer kennt Sie nicht? Die gewohnheitsmäßigen Witze-Erzähler, die vor lauter Gewohnheit gar nicht mehr merken, dass ihr Witz doch eine Spur zu unangemessen war? Oder der Chef, der im Meeting mit dem Stuhl immer näher rückt, ohne zu merken, dass man sich vielleicht bedrängt oder sexuell belästigt fühlen könnte. Wie wendet man solche Anzüglichkeiten erfolgreich ab, ohne dabei selbst übers Ziel hinaus zu schießen?

• Konfrontieren Sie sofort auf sachliche und professionelle Art ihre(n) Gegenüber: „Ist Ihnen bewusst, dass dieser Spruch sehr sexistisch war und beleidigend wirken könnte?“
• Bleiben Sie stark und lassen Sie sich nicht kleinmachen. Behalten Sie eine aufrechte Körperhaltung und sprechen Sie klar und deutlich aus, was Ihnen nicht gefallen hat.
• Sollten Sie das Gefühl haben, dass Sie der Situation nicht gewachsen sind, kontaktieren Sie den zuständigen HR-Manager oder sprechen Sie mit Ihrem Chef.

Der Kollege aus dem Vertrieb oder der Chef versuchen, mit Euphorie in der Stimme die telefonische Distanz zum Kunden zu überbrücken und Sie können sich deshalb nicht mehr auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren? Den ganzen Tag diesen Lärmpegel ausblenden kostet Sie Kraft und Nerven. Bevor Sie aber irgendwann einfach platzen, sollten Sie lieber das Gespräch suchen.

• Mit freundlichen Worten oder mit Humor den Kollegen oder den Chef darauf hinweisen, dass es zu laut ist.
• Besorgen Sie sich ein Noise Cancelling Headset, um während der kurzen Phase der Telefonate die Umgebungsgeräusche ausblenden zu können.
• Vereinbaren Sie einen Zeitraum, in dem besonders überschwängliche Telefonate geführt werden können, damit sich den Rest des Tages ohne Ablenkung konzentriert werden kann.

Auch wenn man bei sich zu Hause nach Gutdünken Ordnung (oder das Gegenteil) halten kann, gibt es im Büro und an den Schreibtischen trotzdem ein paar feste Grundregeln, an denen man sich orientieren sollte. Denn keiner hat Lust, am Morgen erstmal die schmutzigen Kaffeetassen einzusammeln oder den Kühlschrank für alle Beteiligten sauber zu machen, nachdem dort der halboffene Lieblings-Joghurt „Beine bekommen“ hat.

Doch auch bei diesem Thema sollten Sie sich Gedanken machen, was denn der Ursprung für die Unordnung sein mag. Denn nicht umsonst gilt die Lebensweisheit, dass einem äußeren Chaos immer ein inneres zugrunde liegt. Jep, das war ziemlich poetisch.

Deshalb kommt hier eine kleine Checkliste, um das Chaos zu durchleuchten:

• Newbie: ja/nein? Handelt es sich bei dem unordentlichen Kollegen um einen Praktikanten oder einen Azubi, der zum ersten Mal im Leben in einem Büro arbeitet? Nun, dann nehmen Sie sich doch das Küken zur Seite und klären es einfach nett und freundlich darüber auf, wie es in der Bürowelt so läuft! 😊
• Kreativling: ja/nein? Wir wollen hier keine Schubladen aufmachen, aber die gefühlte Wahrheit ist manchmal schon so, dass besonders kreative Menschen auch ein besonders großes Chaos brauchen, um sich richtig ausleben zu können. In diesem Fall sollten Sie sich darauf verständigen, dass wenigstens die gemeinsamen Arbeitsflächen sauber gehalten werden. Noch besser wird’s nämlich nicht werden.
• Unglück: ja/nein? Kann es sein, dass derjenige sich gerade in einer schwierigen Lebensphase befindet und einfach keinen Kopf für Dinge wie „Tellerwegräumen“ hat? Dann drücken Sie doch über diesen Zeitraum einfach mal ein Auge zu! Schließlich kann das jedem mal passieren.

Was Konfliktmanagement und eine leckere Leberkas-Semmel gemeinsam haben, wollen Sie wissen? Ganz einfach: Gut gemacht sind beide eine Art „Sandwich“ – und das hat Methode.

Die Bürosemmel-Methode kurz erklärt

Das untere Brötchen ist die weiche Basis: Suchen Sie einen positiven Einstieg in das Thema. Denn dann freut sich der Feedbacknehmer über eine optimistische Grundhaltung des Gesprächs und wird nun bestimmt aufmerksam zuhören.

Der Belag enthält die besonders wohlschmeckend verpackte, konstruktive Kritik. Hier können Sie von der „Powwwer-Semmel“ Gebrauch machen! Das bedeutet, dass Sie mit drei W-Fragen konkret werden:

• Was habe ich wahrgenommen?
• Wie hat es auf mich gewirkt?
• Was wünsche ich mir?

Übrigens: Der Vorteil an diesen Fragen ist die Verwendung der Ich-Perspektive. Denn dadurch wird die Kritik nicht als Offensive verstanden.

Das obere Brötchen ermöglicht den sanften Ausstieg: hier wird positiv abgeschlossen. Ziel ist es, den Gesprächspartner mit einem guten Gefühl zu entlassen.

Wir hoffen, dass Sie sich nun ein wenig sicherer beim Ansprechen der typischen Alltagsprobleme im gemeinsamen Büroleben mit den Kollegen fühlen.

Doch noch ein letzter Rat zum Schluss: Nicht bei jedem Problem hilft Ihre konstruktive Kritik. Im Zweifelsfall suchen Sie sich Hilfe bei der nächsthöheren Instanz oder kontaktieren Ihre Personal-Abteilung. Vergessen Sie dabei aber bitte nicht, dass Sie Ihre Kollegen knappe 40 Stunden pro Woche sehen und dass es sich in einem harmonisches Büroklima am besten arbeiten lässt. Mahlzeit!