Ratgeber
Buchhaltungs-Tipps: Belege sortieren und vorbereiten
Von Buchhaltung wird Ihnen schlecht? Unsere Tipps beruhigen den Magen von Freiberuflern, Existenzgründern und Selbständigen. Jetzt mit mehr Freude und System losstarten!
Mehr Ordnung in der Buchhaltung – in nur 3 Schritten
In einer idealen Welt sind Fußballweltmeisterschaften eine Freude und die Buchhaltung macht sich ganz von alleine. In der echten Welt sieht es leider anders. Noch übler: Das Thema Buchhaltung macht gerade Selbstständigen und Freiberuflern nicht nur alle vier Jahre, sondern jedes liebe Jahr einen flauen Magen. Wenn Sie sich für die jüngste Steuererklärung noch fluchend durch Ihr Dokumentenchaos gekämpft und sich und Ihrer Steuerberaterin für die nächste Runde hoch und heilig Besserung geschworen haben – dann sind Sie hier richtig. Denn jetzt kommen drei wirklich konkrete und schnelle Schritte für mehr Ordnung und Schwung in Ihrer Buchhaltung!
Schritt 1: Buchhaltung, Rechnungen und Belege vorbereiten lieben lernen
Kommen wir nochmal schnell zur idealen Welt: In der legen sich Belege nämlich selber ab. Hach, wäre das schön! In der Realität müssen das wir Menschen machen. Und das tun wir selten effizient. Ganz im Gegenteil: Am liebsten verschieben wir diese Aufgabe in einen Schuhkarton. Die Ausrede: Den Beleg direkt steuerlich absetzbaren Ausgaben zuzuordnen, das klappt im stressigen Geschäftsalltag leider eh nicht. Wir sagen: Doch! Dazu gilt es aber erstmal zu wissen:
Warum ist eine ordnungsgemäße Buchhaltung und Ablage gerade für Unternehmer so unverzichtbar?
Gerade kreative Freiberufler und Freiberuflerinnen haben eine Tendenz dazu, die Rechnungsablage voll und ganz zu verteufeln. Der geplagte Selbstständige erklärt die Buchhaltung gar nicht selten zur Ausgeburt der Bürokratie-Hölle, die nur dem Finanzamt dient.
Sinnvoll? Eher nicht!
Denn eine gute Buchhaltung wäre auch in einer Welt ohne Umsatzsteuervoranmeldungen für Unternehmer oder Unternehmerinnen unverzichtbar:
- Sie bekommen einen Überblick über Fälligkeiten und Ausstände
- Sie können Geschäftsvorgänge besser steuern
- Eine regelmäßige vorbereitende Buchhaltung senkt Beratungskosten
- Geschäftsentwicklungen gehen leichter von der Hand (siehe zum Beispiel Kreditzusagen)
Aber natürlich, auch das: Sie und Ihr Unternehmen müssen dank einer guten Buchhaltung keine Angst mehr vorm Finanzamt haben (Stichwort Betriebsprüfung!).
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Regeln für die Beleg-Buchhaltung: Gar nicht sooo kompliziert!
Für allzu Kreative schwer zu verstehen, aber eigentlich ein Bonus: Für eine klassische Buchführung müssen Sie sich kein neues System ausdenken. Denn das ist über die GoBD geregelt, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.
Das Ziel der Grundsätze: Eine gute Buchhaltung muss so aussehen, dass sich auch eine „unternehmensfremde sachverständige Person“ zügig einen detaillierten Überblick über die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens verschaffen kann. Das heißt: Am Ende der Übung „Buchhaltung“ finden sich alle Einnahmen und Ausgaben auf einen Blick. Und im Detail. Das ist auch für Sie von Vorteil, denn dann wissen Sie, wo Sie noch Investments nachlegen können oder sollten. Oder wo Sie dringend sparen müss(t)en. Und glauben Sie uns: Ohne diesen Überblick werden Sie auf Dauer an der Selbstständigkeit scheitern.
Im Resümee heißt das: Wenn Sie Ihr Unternehmen lieben, dann müssen Sie auch seine „Hard Facts“ lieben (= Belege). Also ran ans Eingemachte!
Schritt 2: Als Selbstständige(r) Belege richtig sortieren und vorbereiten
"Jaja, ich mach ja schon... demnächst", werden Sie nun sagen. "Dann schließe ich die lieben Zahlen in mein Herz. Aber wie schaut es nun aus mit dem System, das mir die Übersicht über mein Business schenkt?" Kurz: Wie sortiert man Belege als Selbstständiger oder Selbstständige richtig und schnell?
Belege sortieren geht eigentlich ganz einfach:
- Sorgen Sie dafür, dass Sie alle Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen und Rechnungen zur Hand haben, die Ihr Unternehmen betreffen. Vollständig und chronologisch. Ausgangsrechnungen müssen fortlaufende Nummern haben. Ergänzen Sie den Stapel der Einnahmen und Ausgaben um passende Verträge und andere wichtige Dokumente wie bisherige Buchhaltungsauswertungen/ Umsatzsteuervoranmeldungen.
- Schaffen Sie dann zwei grundsätzliche Ablagen und passende Unterordner: Eine für Eingangsrechnungen und Eingangsbelege (Einnahmen) und eine für Ausgangsbelege und Ausgangsrechnungen (Ausgaben). Und das pro Monat im Jahr. Gerne digital (dazu gleich mehr). Wichtig: Was, egal wo, in der Ablage landet, muss in Sekunden wiedergefunden werden können.
- Daher gilt: Konkretisieren Sie die Ausgaben oder Einnahmen in den Unterordnern möglichst genau, zum Beispiel als „Kasse“, „Reisekosten“ oder „Kreditkartenabrechnung“.
- Fügen Sie zu Rechnungen die passenden Kontoauszüge hinzu. Auf diese Weise gelangen Sie schon zur so wichtigen Einnahmen- und Überschussrechnung. Tipp: Beginnen Sie jeweils mit den ältesten Belegen!
Buchhaltungsprogramme können helfen!
Zahlreiche Buchhaltungsprogramme ermöglichen es nicht nur alle Belege digital zu erfassen und abzulegen, auch die aus Papier. Sie geben Ihnen auch eine komplette Ordnerstruktur an die Hand. Damit Sie sich im wahrsten Sinne nicht verzetteln, sondern Belege nur noch richtig zuordnen müssen. Noch besser: Gewinn und Verlust werden dann automatisch errechnet!
Wenn Sie auf dem besten Weg zum papierlosen Büro sind (was wir Ihnen dringend raten) – diese Dokumente sollten Sie weiter in (originaler) Papierform aufbewahren. Trotzdem können (und sollten) Sie aber natürlich auch von diesen eine digitale (unveränderbare) Kopie in Ihrer Buchhaltungssoftware speichern:
- Geschäftsbücher, Geschäftsbriefe und ähnliche Aufzeichnungen
- Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Korrespondenz zur Abwicklung von Projekten
- Lieferscheine, Stornierungen oder Kündigungen
- Jahresabschlüsse, Inventarlisten und Eröffnungsbilanzen
- Lageberichte, Buchungsbelege
- Unterlagen, die für den Zoll relevant sind
Schritt 3: Mit Rechnungen in gepflegten Beleg-Ordnern zu Steuerberaters Liebling werden
Wenn Sie nicht einen Berg an Belegen vor sich herschieben wollen, der stets droht, Sie zu überrollen, gewöhnen Sie sich an einen festen Termin in der Woche, der nur für die Ablage zur Buchhaltung reserviert ist. Der dauert dann nur 15 Minuten? Umso besser! Ihr zukünftiges Ich wird Ihnen danken. Und Ihr Business auch.
Sorgen Sie außerdem für einen schnellen Draht zur Ihrer Steuerkanzlei und scheuen Sie sich nicht vor Rückfragen zur besten Organisation des Buchhaltungs-Wahnsinns. Damit Sie nicht aus Unwissenheit eine Extra-Runde Papierkram machen müssen. Oft helfen Steuerberater und Steuerberaterinnen zum Beispiel dabei, das Buchhaltungsprogramm korrekt einzurichten und die Belege in einem geeigneten Dateiformat zur Weiterverarbeitung im Profi-Programm des Steuerberaters zu exportieren.
„Keine Buchung ohne Beleg“ ist völlig zu Recht das Mantra einer guten Buchhaltung. Digitalisierung hilft auch dabei, dass sich das Pärchen Buchung und Beleg nicht aus den Augen verliert. Das wiederum geht am besten über Buchhaltungs-Scan-Apps auch auf dem Handy. So können Sie zum Beispiel Bewirtungsbelege in wenigen Sekunden vom Restauranttisch in Ihre Buchhaltungssoftware schubsen.
Die vorbereitende Buchhaltung auf digitaler Basis automatisiert darauf folgende Prozesse. So werden Belege und passende Kontobewegung wie von Zauberhand verknüpft. Fehler werden erkannt. So, dass Sie sie bestenfalls vorm Finanzamt entdecken. Und keinen Ärger mit dem Finanzamt haben – das ist doch schon richtig nah dran an der idealen Welt, nicht wahr?
