Unterlagen ausmisten: So "entrümpeln" Sie Ihre Dokumenten­ablage richtig

Besonders um den Jahreswechsel haben viele Menschen plötzlich ein wenig mehr Zeit. Das ist sehr schön, gibt es doch auch Gelegenheit, mit Freunden und der Familie schöne Stunden zu verbringen. Da es im Winter aber traditionell eher kalt wird, meiden viele Leute manchmal das „frische Draußen“. Die Kombination zwischen Wohnung und freier Zeit sorgt deshalb von Zeit zu Zeit für einen spontanen „winterlichen Frühjahresputz“ – der sich schnell auch auf Dokumente, Akten, Unterlagen & Co. ausweitet.

Und hier fangen dann oft die Probleme an. Denn schnell stellt man sich als Privatperson beim Aussortieren viele Fragen, deren Antworten nicht ganz klar sind. Oder wissen Sie aus dem Kopf heraus …

• Welche (gesetzlichen) Aufbewahrungsfristen für wichtige Akten oder Dokumente gelten?
• Wie lange Sie (papiergedruckte) Kontoauszüge aufheben müssen?
• Wie Sie wirklich effektiv Ordnung in das Chaos der Aktenordner bringen?

Damit das alles für Sie in Zukunft kein Problem mehr ist, haben wir diesen Ratgeber verfasst. Dabei gehen wir sogar einen kleinen Schritt weiter, denn wir zeigen Ihnen auch die besten Tipps und Tricks rund um ein gelungenes System zur Ablage und „Archivierung“ von Dokumenten und Unterlagen.

Damit Sie beim Öffnen Ihres Dokumentenordners – oder gar des Schuhkartons – direkt wissen, was sich zur Aufbewahrung lohnt, zeigen wir zu Beginn alles zu den Aufbewahrungsfristen. Bei manchen Papieren sind Sie nämlich zur Aufbewahrung verpflichtet. Mitunter sogar ein Leben lang!

Um welche Dokumente es sich dabei für Privatpersonen handelt? Zum Glück nicht um viele! Doch Urkunden vom Standesamt – also Geburtsurkunden, Taufscheine, Heiratsurkunden oder Sterbeurkunden von Angehörigen – sind es auf jeden Fall. Natürlich gehören auch Zeugnisse Ihrer Schulkarriere, aus der Ausbildung und von der Universität dazu. Lebenslang aufbewahren sollten Sie zudem auch ärztliche Gutachten und Dokumente, die Ihr vorhandenes Wohneigentum beweisen. Das klingt auf jeden Fall alles logisch – hätten Sie vermutlich sowieso nicht weggeschmissen, oder? 

Dokumente, die Sie mindestens bis zur Rente aufbewahren müssen, gibt es übrigens auch. Das sind alle Unterlagen, die Ihren beruflichen Werdegang „beweisen“. Also Kündigungen, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und natürlich die Sozialversicherungsnachweise.

Dann gibt es wiederum auch Unterlagen, die sozusagen individuelle Fristen zur Aufbewahrung haben. Das betrifft Dokumente, die einer bestimmten Laufzeit unterliegen. Das hört sich kryptisch an, ist aber zum Glück ganz einfach: Es handelt sich hierbei zum Beispiel einfach nur um Versicherungsunterlagen, die zeitlich befristet sind. Haben Sie also Policen zum erfolgreichen Vermögensaufbau abgeschlossen, also Fond- und ETF-Sparpläne oder Tagesgeldkonten, dürfen diese während der Laufzeit nicht entsorgt werden. Das gilt im Übrigen auch für Dokumente und Nachweise rund um Ihre Hausratversicherung. Während der Gebrauchsdauer sollten Belege für gekauften Schmuck oder angeschaffte Möbel daher unbedingt aufbewahrt werden.

Doch es geht leider auch noch ein wenig komplizierter – denn für andere Unterlagen gelten ganz eigene Fristen. Und die liegen immerhin zwischen zwei und sogar 30 Jahren!

Da die gesetzliche Gewährleistungspflicht 24 Monate beträgt, sollten Sie Kassenbelege über (teurere) Anschaffung mindestens für zwei Jahre verwahren. Natürlich aber nur, wenn es für Sie im Rahmen der Garantie auch wirklich Sinn ergibt. Das werden also vor allem Kassenzettel über Waschmaschinen, Fernseher, Laptops oder Kühlschränke sein – bei einem Kugelschreiber lohnt es sich in der Regel nicht. Anders sieht es wiederum bei Handwerkerrechnungen aus. Die sollten Sie keinesfalls früher als nach zwei Jahre entsorgen. Die Gründe dafür liegen nicht nur in der Gewährleistung, sondern auch auf steuerlicher Seite. Bauen Sie sich ein neues Haus, werden aus zwei sogar fünf Jahre. Das ist eine wichtige Ausnahme!

Geht es um Mietverträge, aber auch um das Übergabeprotokoll oder den Nachweis der Kaution, so gilt eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren – wohlgemerkt auch nach dem Auszug. Vier Jahre dagegen müssen Sie Ihre Kontoauszüge aufbewahren. Ganz schön lange also! Wir hoffen, dass das inzwischen alles digital bei Ihnen läuft. Denn das spart auf jeden Fall viel Platz und auch Zeit bei der Einsortierung.

Schreiben Sie im Rahmen Ihres jährlichen Steuerausgleiches ab, müssen Sie alles, was damit zusammenhängt, für sieben Jahre aufbewahren. Erst nach dem verflixten siebten Jahr darf es dann ausgemistet werden. Das hängt damit zusammen, dass einmal eine kleine Steuerprüfung bei Ihnen anstehen könnte. Haben Sie in diesem Zuge Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen in der Steuererklärung geltend gemacht, müssen Sie Belege, Steuerbescheide oder Kontoauszüge in diesem Zusammenhang also einige Zeit ordentlich abheften, bevor diese in Altpapier wandern dürfen. 

Achtung: Die Sieben-Jahres-Frist gilt erst mit Ende des Kalenderjahres! Machen Sie Ihre Steuer schon im Januar, sind es faktisch also acht Jahre!

Blicken Sie in Ihren Aktenordner und finden dort Gerichtsurteile und Mahnbescheide (kann ja passieren), so müssen diese ganze 30 Jahre lang aufbewahrt werden. Dasselbe gilt für Kreditunterlagen. Erst dann darf alles in Ablage „P“ überführt werden.

Haben Sie festgestellt, dass Ihnen wichtige Unterlagen fehlen oder gar bei einem Einbruch gestohlen wurden, sollten Sie schnell handeln. Denn brauchen Sie das Dokument plötzlich, geht für die Wiederbeschaffung vielleicht zu viel Zeit ins Land.

Hier gibt es für die verschiedenen Dokumentenarten (beglaubigten) Ersatz:

• Verlorene Heirats- oder Geburtsurkunden erhalten Sie gegen eine Gebühr erneut beim Standesamt.
• Haben Sie Unterlagen rund um Ihre Sozialversicherung verloren, ist die Deutsche Rentenversicherung Ihr richtiger Ansprechpartner.
• Gegen Gebühr erhalten Sie Ihre Ersatzsteuerkarte erneut beim Einwohnermeldeamt.
• Da Ihre ehemalige Schule dazu verpflichtet ist, eine Kopie Ihres Zeugnisses 55 (!) Jahre lang aufzubewahren, können Sie sich für die Wiederbeschaffung hier eventuell etwas Zeit lassen. Brauchen Sie eine neue Schulbescheinigung für die Rente, ist dagegen die zuständige Schulbehörde der richtige Kontakt.

Sind Sie kein Freund von Papierkram und wollen Ihre Dokumente, Akten und Unterlagen am liebsten allesamt in der „Cloud“ – oder zumindest auf einem USB-Stick und einer DVD – digitalisieren, müssen Sie mittlerweile eigentlich nicht mehr sonderlich viel beachten. 

Das kleine Digitalisierungsprojekt für das Privatarchiv hat vor allem diverse Vorteile. Es kann nämlich spürbar dabei helfen, Ordnung zu schaffen und den Verlust wichtiger Dokumente im Falle eines Diebstahls aufzufangen. Wichtig ist aber, einen festen und sicheren Platz für die digitalen Dokumente zu finden. Etwa in der Innenseite eines Dokumentenordners.

Wirklich wichtige Digitalkopien sollten Sie zudem doppelt sichern. Falls es brennt oder etwas anderes Unvorhersehbares geschieht, sind Sie damit auf der sicheren Seite – besonders, wenn Sie beide Speichermedien nicht am selben Ort aufbewahren. Es gibt zudem kostenlose Tools, die Ihnen dabei helfen, Ihren USB-Stick Passwort zu schützen. Auch das ist eine nachhaltige Sicherungsstrategie und kann im Verlustfall Ärger ersparen.

Sie sollten dabei aber unbedingt beachten, dass Sie einige Dokumente auch weiterhin in Papierform „archivieren“. Das betrifft grundsätzlich vor allem Rentendokumente und Gehaltsnachweise, aber auch Versicherungsscheine und natürliche Zeugnisse. Hier legen Behörden und Arbeitgeber häufig noch viel Wert auf das Original. Alles Weitere kann in der Regel auch digital ohne Probleme aufgezeichnet und eingereicht werden, da braucht es nicht zwingend das „echte Papier“.

Da Sie nun sicher einige Dokumente ausmisten konnten, bleibt nur noch die Frage, wie Ihnen in den kommenden Jahren ein „Ordnungsfiasko“ erspart bleibt. Viele sortieren ihre Unterlagen regelmäßig nach Tag des Eingangs – und sind dann schnell bei der Suche überfordert. Denn hier gibt es wirklich wenig System. Aber wie sortieren Sie dann am besten? Wir verraten es Ihnen!

Damit Sie wissen, wo das Dokument der Wahl liegt, sollten Sie am besten nach Kategorie sortieren. Das macht den Zugriff auch im Laufe der Zeit effizienter. Wir zeigen Ihnen zum Abschluss, wie Sie dafür am besten vorgehen. 

Wenn alle Unterlagen auf einem großen Haufen liegen, sollten Sie erst einmal katalogisieren. Folgende elf Kategorien schlagen wir dabei vor:

Das Schöne an dieser hilfreichen Ordnerstruktur ist, dass Sie intuitiv die richtige Stelle in Ihrem Aktenordner aufschlagen können – und hier das entsprechende Dokument schnell auffinden, aber auch korrekt einsortieren können.

Wir hoffen, dass hilft Ihnen und sorgt dafür, dass nichts mehr im Papierchaos verschwindet oder eine längere Suche heraufbeschwört.